Frauderende zorgaanbieders eenvoudig aan de voordeur tegenhouden
De strijd tegen zorgcowboys heeft de afgelopen jaren steeds meer bestuurslagen bereikt. Ook in Twente was het raak. Na enkele pijnlijke dossiers besloot de regio SamenTwente dat het afgelopen moest zijn met goedgelovige toelatingstrajecten. Als nieuwe aanbieders zich willen inschrijven voor een openhouse-inkoop Jeugdzorg of Wmo, dan moet een ding kristalhelder zijn: integriteit is geen administratief bijzaakje, maar een harde voorwaarde.
“De aanleiding was allesbehalve abstract,” vertelt directeur van Team Zorgportaal Hanco van Tol. “SamenTwente had te maken met frauderende aanbieders die via de voordeur binnenkwamen en via de achterdeur gemeenschapsgeld lieten weglekken.” Bestuurders en inkopers wilden een structurele dijkverhoging. De Wet BIBOB, bedoeld om misbruik van vergunningen en overheidscontracten te voorkomen, werd het logische instrument. “Maar er was één probleem, gaat Hanco verder. “Het proces was versnipperd, handmatig en organisatorisch kwetsbaar. Excellijsten, losse mails, documenten in mappen, controles buiten het systeem om. Precies de condities waar fraude gedijt.”
Bestuurlijke ambitie
SamenTwente wilde het anders. Het moest digitaal, geborgd en controleerbaar. En daarbij dachten ze direct aan een bekende partij. Hanco: “De keuze voor Team Zorgportaal was geen tenderstrijd, het was een optelsom. Sinds 2017 werkt SamenTwente naar tevredenheid met onze software. En niet onbelangrijk: onze module ZorgInkoop* die eerder samen met Netwerkorganisatie Regio Alkmaar is ontwikkeld, bevatte al een groot deel van wat nodig was voor een openhouse-inkoop.”
Het resultaat? Een digitale BIBOB-toets, geïntegreerd in Zorginkoop. Een oplossing die sneller, veiliger en juridisch steviger is dan het handwerk dat in veel gemeenten de norm is. Maar ook een traject waarin frictie, juridische begrenzing en bestuurlijke ambitie elkaar regelmatig raakten. Maar daarover later meer ...
“Een digitale BIBOB-toets, geïntegreerd in de module Zorginkoop”
De oorspronkelijke vraag was glashelder: Geef ons een dataplatform waarmee we regionaal kunnen sturen, zonder afhankelijk te zijn van de losse aanleveringen van gemeenten. Want net als elders in Nederland hadden ze in Friesland ervaren dat het uploaden van datasets door gemeenten naar de regio vooral tijd kost en bijna nooit consistent is.
Baanbrekend
Wat begon als een verzoek om “iets met data” te doen, mondde uit in een dashboard dat het hart werd van SARK. Vooral twee elementen bleken baanbrekend:
- Verticale stapeling: wat gebeurt er gelijktijdig in de ondersteuning van een cliënt?
- Horizontale stapeling: welke ondersteuning volgt op welke?
In combinatie met indicatoren over cliënten per profiel, leeftijdscategorieën, trajectlengtes en gemiddeld gedeclareerde bedragen, ontstond zo voor het eerst een integraal beeld van de zorgpaden in de regio. “Maar de grootste impact was dat de feitenstrijd stopte.”, vertelt Hanco trots. “Omdat aanbieders, gemeenten en regio nu naar exact dezelfde data keken – voorzien van vooraf afgestemde definities – verdwenen de eindeloze discussies over ons lijstje zegt iets anders. Het maakte gesprekken tussen contractmanagers en aanbieders inhoudelijker, scherper en minder politiek beladen.”
De eindeloze discussies over “ons lijstje zegt iets anders”, verdwenen
Van zorgcowboys naar integriteitschecks
Eén cruciale module ontbrak nog: een integriteits- en kwaliteitstoets die aansluit bij de BIBOB-systematiek. Hanco: “SamenTwente vroeg ons dan ook om de functionaliteit uit te breiden met een zogeheten steekproefmodule. Een naam die vooral politiek handig was, want in de praktijk gaat élke aanbieder door de toets.” De opdracht luidde: Maak een proces waarmee aanvullende gegevens zoals certificaten, VOG’s, verklaringen en CV’s systematisch kunnen worden opgevraagd, geregistreerd en beoordeeld — allemaal binnen één digitaal dossier.
Een toets zonder losse eindjes
De BIBOB-functionaliteit werkt als volgt:
- Aanbieders schrijven zich invia het portaal, zoals in elke openhouse-inkoop.
- Na de eerste beoordeling zet de regio een digitale steekproef uit— feitelijk een verplichte integriteitscheck.
- De aanbieder levert via dezelfde omgeving documenten aan als:
- VOG’s
- Certificeringen of accreditaties
- Relevante CV’s
- Eigen verklaringen
- Alle informatie wordt centraal vastgelegd, gekoppeld aan de aanbieder en volledig traceerbaar.
- De inkoper bepaalt formeel of een BIBOB-toets verplicht is, maar in de praktijk geldt het voor iedereen.
En het grote verschil met de bestaande praktijk? Geen losse e-mails, geen Excels, geen onvindbare documenten en geen proces dat buiten de systemen om plaatsvindt. De toets is daarmee niet alleen strakker, maar ook juridisch beter verdedigbaar.
“Waar SamenTwente bestuurlijke ruimte zag, zagen wij soms een juridische rode lijn”
De spanning: wanneer de klant iets wil dat de wet niet toestaat
“Interessant is dat het project niet zonder wrijving verliep”, vervolgt Hanco. “Waar SamenTwente bestuurlijke ruimte zag, zagen wij soms een juridische rode lijn. Dat komt natuurlijk vooral omdat mijn collega Corné Last een aanbestedingsexpert is.” De spanning ontstond toen de regio functionaliteiten wenste die niet passen binnen de aanbestedingswetgeving of de BIBOB-systematiek. “Team Zorgportaal hield die lijn strak. Toegegeven: soms tot irritatie van de klant. Maar altijd met het argument: als we dit verkeerd bouwen, is het juridisch onmiddellijk kwetsbaar. En na het goede gesprek kwamen we uiteindelijk telkens tot een werkbare oplossing.”
“Wij bouwen geen systeem dat niet aan de wet voldoet. Ook niet als een regio zegt: wij willen het toch. Dat is de afspraak die we met onszelf hebben.”
De valkuil van te vroeg bouwen
Terugkijkend zou Team Zorgportaal één ding anders doen, weet Hanco. “Sneller alle eisen volledig op papier zetten, voordat de eerste regel code geschreven wordt. Omdat een deel van de functionaliteit al bestond, stonden ontwikkelaars feitelijk al in de startblokken. Dat leidde er soms toe dat functionaliteit later moest worden teruggedraaid of aangepast. Niet omdat het technisch niet klopte, maar omdat bestuurlijke of juridische contouren later scherper werden.”
Minder risico’s, minder gedoe, meer controle
Met de nieuwe module heeft SamenTwente nu een proces dat:
- alle informatie centraal vastlegt
- dubbel werk elimineert
- informatie traceerbaar maakt
- juridische dossiervorming versterkt
- voor aanbieders duidelijk maakt wat waar moet worden aangeleverd
- en voor inkopers inzicht en structuur biedt
Het resultaat: een veiliger, transparanter én efficiënter selectieproces voor aanbieders in het Sociaal Domein.
Projectaanpak: samen bouwen
De rol van Team Zorgportaal valt in drie woorden samen te vatten: partner, versneller en aanbestedingsexpert. Hanco: “Omdat 80% van de functionaliteit van dit project al bestond, kon de regio enorm snel schakelen. Maar wij waren als aanbestedingsexpert natuurlijk ook de partij die soms op de rem moest trappen wanneer de wensen van de regio botsten met de wet.” Altijd in goede harmonie en samenwerking uiteraard. “Onze rol in projecten is vooral die van partner. Wij nemen niet over, maar bouwen op en begeleiden de interne organisatie van de opdrachtgever zodat zij systemen uiteindelijk zelf kunnen beheren. Daarna trekken wij ons terug. En dat maakt onze rol anders dan die van veel adviesbureaus die vooral facturabel willen zijn. Team Zorgportaal wil samen met de keten het Sociaal Domein versterken. Maatschappelijke impact staat bij ons altijd voorop.”
“Team Zorgportaal heeft hart voor het Sociaal Domein. Maatschappelijke impact staat bij ons altijd voorop. We blijven nooit langer dan nodig.”
De grote vraag voor andere regio’s
De casus SamenTwente legt wel een bredere bestuurlijke vraag bloot, meent Hanco tot slot. “Waarom organiseren zoveel regio’s hun BIBOB- en integriteitsproces nog steeds buiten systemen om, terwijl de risico’s toenemen en de middelen afnemen?” Het antwoord zal verschillen, maar één ding is duidelijk: Twente heeft via Team Zorgportaal een digitaal fundament gelegd dat andere regio’s niet zomaar kunnen negeren.
*Zorginkoop heette voorheen Aanbestedingenportaal
Nieuwsgierig?
Wil je meer weten naar aanleiding van dit artikel neem dan contact met Hanco van Tol: