Het ravijnjaar is gedempt. Maar 2028 komt eraan. Nu is het moment om slimmer te gaan leren werken. Over interne eerlijkheid en 3 essentiële eerste stappen ...
Door: Hanco van Tol
Wij zijn een leverancier van automatiseringsoplossingen voor gemeenten. Dat betekent dat we een belang hebben bij hoe dit debat loopt. Lees het artikel met die wetenschap en oordeel zelf of we een punt hebben. Wil je verder praten? Onder dit artikel vind je mijn contactgegevens.
De uitgaven aan het sociaal domein stegen van €22,6 miljard in 2017 naar €33,9 miljard in 2025. En de inkomsten groeiden niet mee. Dit gat wordt niet gedicht door harder te werken. Of door meer medewerkers aan te nemen (in een markt waar bijna niemand te vinden is ...). Het wordt gedicht door slimmer te werken. En dat begint bij de processen die we vandaag nog handmatig uitvoeren. Neem bijvoorbeeld de declaratiecontrole: backoffice medewerkers die handmatig controleren op fouten die de iStandaarden allang automatisch kunnen signaleren. Dat kan en moet efficiënter. Automatisering in het sociaal domein levert aanzienlijke tijdwinst op – vaak tot wel 30% tot 40% minder administratieve lasten ...
Het ravijn is minder diep, maar het dal duurt langer
Extra rijksmiddelen dempen de klap van 2026. Maar het probleem is niet opgelost. Het is doorgeschoven. De VNG hernoemt het 'ravijnjaar' al tot 'daljaar'. Minder dramatisch, even ongemakkelijk. En de druk blijft van drie kanten komen: meer zorgvragen, minder geld, en een arbeidsmarkt die niet meegroeit. Voor de meest kwetsbare inwoners vertaalt dat zich al concreet in langere wachtlijsten en strengere toegang.
De winst zit niet in meer mensen, maar in minder verspilling
Binnen veel gemeentelijke organisaties gaan nog altijd tientallen uren per week verloren aan administratieve handelingen die niet bijdragen aan de zorg zelf.
Denk aan:
- Handmatig verwerken van toewijzingen en declaraties
- Controleren van berichtenverkeer tussen gemeente en aanbieder
- Corrigeren van fouten die ontstaan door niet-gestandaardiseerde werkwijzen
- Rapportages samenstellen die niet realtime beschikbaar zijn
En elke medewerker die bezig is met administratieve reparatie, staat niet aan de voorkant. Niet in het gesprek met de inwoner. Niet in de regie op de aanbieder. Want dat is wat er gebeurt als je een systeem blijft gebruiken dat niet is ontworpen op de schaal en complexiteit van nu.
Automatisering is geen toekomstmuziek meer
Amsterdam verwerkt gemiddeld 800 tot 1.000 bezwaren per maand. Door geautomatiseerde systemen in te zetten voor de initiële beoordeling en het opstellen van conceptadviezen, worden juridische medewerkers vrijgespeeld voor het werk dat echt menselijk oordeel vraagt. Niet AI die beslist, maar technologie die het voorwerk doet. Dat is geen experiment meer. Dat is uitvoering.
We zien het bij de gemeenten waarmee wij samenwerken: wie nu investeert in procesautomatisering, heeft over twee jaar een voorsprong die niet meer in te halen is. Wie nu begint met automatiseren, heeft de tijd om het goed te leren doen.
Maar hoe begin je?
Niet met een groot implementatietraject. Begin met een intern gesprek. Ga als team bij elkaar zitten en loop de processen door. Stel bij elke handmatige stap drie vragen:
- Waarom doen we dit handmatig?
- Wat levert het op?
- Kunnen we het weglaten of automatiseren?
Veel handmatige controles zijn geen bewuste keuze, ze zijn historisch gegroeide gewoontes. Soms uit angst. Soms omdat het systeem ooit niet te vertrouwen was. Soms omdat iemand een schaduwboekhouding is gaan bijhouden "voor de zekerheid", en daarmee het dubbele werk creëerde dat het juist moest voorkomen. Die eerlijkheid intern is de eerste belangrijke stap. De tweede is kijken wat er al gestandaardiseerd kan worden zonder grote investering.
Wat levert het op?
Kortom: automatisering in het sociaal domein is geen bezuinigingsmaatregel. Het is gewoon de enige manier om het werk nog gedaan te krijgen.
Datagedreven werken betekent overigens niet dat je alles aan een algoritme overlaat. Het betekent dat je tijdig ziet wat er aan komt, kunt bijsturen en je niet achteraf hoeft in te grijpen.
Waarom één geïntegreerd systeem de verkeerde vraag is voor stevige lokale teams.
Geautomatiseerde controles op basis van iStandaarden.
Minder fouten, kortere doorlooptijd.
Medewerkers houden een schaduwboekhouding bij.
Realtime managementinformatie uit één systeem.
Geen dubbel werk, actueel inzicht.
Berichtenverkeer tussen gemeente en aanbieder verloopt stroef.
Beide partijen verplichten een systeem te gebruiken dat voldoet aan de iStandaarden — en bij non-compliance melding maken bij het Ketenbureau i-Sociaal Domein.
Minder correctiewerk, snellere verwerking en aanbieders die de standaard serieus nemen.
Rapportages worden achteraf handmatig samengesteld.
Automatische rapportage op basis van actuele data.
Tijdig bijsturen in plaats van achteraf repareren.
Stel de vraag. En begin!
Hoeveel uur is jouw team deze week kwijt aan administratieve handelingen die geautomatiseerd zouden kunnen worden? Bij Team Zorgportaal helpen we gemeenten en regio's om die vraag te beantwoorden. Wat we vaak zien: zo'n 20% van de werktijd gaat verloren aan het bijhouden, controleren en verwerken van Excelbestanden. Geen systeem, maar een lapwerk van lijsten dat door de jaren heen is gegroeid.
Of neem het afgeven van toewijzingen naar aanleiding van een verzoek. De administratie geeft het door aan de toegang, de toegang gaat in gesprek met de aanbieder en in 99,9% van de gevallen wordt gewoon afgegeven wat er wordt aangevraagd. Wat als je ieder verzoek administratief afhandelt en achteraf pas monitort hoe aanbieders zich gedragen? Dan hou je capaciteit over voor de gevallen die het écht nodig hebben.
Geen grote trajecten. Geen langdurig implementatieproces dat pas over drie jaar iets oplevert. Ga deze week met je team om de tafel. Stel de vraag. En begin.
Nieuwsgierig?
Wil je meer weten naar aanleiding van dit artikel of wil je graag in contact komen met de geïnterviewde? Neem contact met Hanco van Tol: