Productieverantwoording zónder administratieve rompslomp?
De productieverantwoording is al 10 jaar een tijdrovend en foutgevoelig administratief ritueel. Aanbieders en gemeenten worstelen zich er ieder jaar weer doorheen. Excel-bestanden vliegen over en weer. Handtekeningen worden geprint, gescand en opnieuw verzonden. En uiteindelijk moet een accountant dit alles tot een goedkeurend oordeel boetseren. Dat kán anders. Team Zorgportaal belooft forse tijdswinst ...
Regio SamenTwente en Team Zorgportaal zijn daarom met elkaar de productieverantwoording drastisch aan het vereenvoudigen. Onze nieuwe verantwoordingfunctionaliteit in het Zorgportaal belooft forse tijdswinst, minder fouten en een veel strakker proces. Maar de innovatie roept ook nieuwe vragen op over governance, datakwaliteit en ongelijkheid tussen zorgaanbieders.
Uren verslindende controles
Het huidige proces is eerlijk gezegd pure administratieve verspilling. Daar zijn we het wel over eens. Een aanbieder vult een complex Excel grotendeels met gegevens die de gemeente al heeft. De gemeente controleert dit handmatig, keurt het goed, waarna de aanbieder exact hetzelfde Excel opnieuw moet insturen, maar nu met een handtekening. De gemeente controleert tot slot nogmaals of het identieke Excel écht identiek is. Kortom: uren verslindende controles die geen waarde toevoegen. Bovendien: een gemeente die het proces niet strak organiseert, loopt het risico dat zonder correcte verantwoording géén goedkeurende accountantsverklaring volgt.
Het knelpunt is inmiddels breed gevoeld. Maar de druk om te veranderen komt vooralsnog vooral vanaf de werkvloer:controlerende ambtenaren en aanbieders die schoon genoeg hebben van de elektronische ‘papierwinkel’.
Uniformering: wachten op de VNG of gewoon beginnen?
Interessant is dat onze nieuwe werkwijze vooruitloopt op landelijke standaardisatie. De VNG zei in 2015 al dat het Excel-formulier “tijdelijk” was. Tien jaar later bestaat het helaas nog steeds.
SamenTwente en Team Zorgportaal hebben de knoop doorgehakt en zijn zelf een uniform proces aan het inrichten. Netwerk Organisatie Regio Alkmaar volgt. Onze regio’s willen niet wachten op Den Haag, maar in lijn met de landelijke ambitie zelf modernisering doorvoeren.
“De brondata móet kloppen. Simpel gezegd: als je data niet in orde is, dan profiteer je niet van dit nieuwe systeem.”
Projectaanpak: Automatiseren zonder het proces te kopiëren
In overleg hebben SamenTwente en Team Zorgportaal ervoor gekozen niet het bestaande proces te digitaliseren, maar het proces opnieuw te ontwerpen. Om echt te zorgen voor innovatie. Daarbij gaan we uit van de reeds ingediende en goedgekeurde declaraties. Ben je als aanbieder helemaal bij met declareren en zijn er geen openstaande declaraties? Dan kun je de verantwoording direct indienen. Wacht je nog op informatie om te kunnen declareren? Dan vul je de reeds ingediende declaraties aan. Als je achterloopt met declareren, vraagt dit een extra stap, maar anders blijven we tegen “gedoe” aanlopen.
Datakwaliteit: hét zwakke punt én de impuls tot verbetering
Maar de innovatie roept ook nieuwe vragen op over governance, datakwaliteit en ongelijkheid tussen zorgaanbieders. In overleg met SamenTwente bouwt Team Zorgportaal een systeem dat volledig afhankelijk is van de kwaliteit van de data. En dat is precies de bedoeling.
Sinds 2015 worden productieverantwoordingen in de Excel-documenten achteraf aangepast. Terwijl de bron (de declaraties) niet gewijzigd is. Dat moet je niet willen. Door die omweg af te snijden, ontstaat een nieuwe waarheid: de brondata móet kloppen. Simpel gezegd: als je data niet in orde is, dan profiteer je niet van dit nieuwe systeem.
Schijnzekerheid door automatisering?
Toch blijft een bestuurlijk risico bestaan. Wie een geautomatiseerd proces introduceert, verandert onvermijdelijk ook de controlecultuur. Gemeenten die gewend zijn aan Excel-checks zullen moeten afleren om schaduwlijsten bij te houden. Team Zorgportaal verwacht dat in het begin nog wel “steekproefsgewijs” controles worden uitgevoerd, maar dat op termijn gemeentes daarmee zullen stoppen. Het nieuwe systeem automatiseert de processen bijna volledig.
“Al met al, ben je als gemeente al snel een uur per aanbieder bezig. Voor een middelgrote regio kan dit bij elkaar tientallen werkdagen schelen.”
Forse tijdwinst tegen een geringe extra investering
Team Zorgportaal claimt aanzienlijke winst. SamenTwente herkent zich hierin. De administratie van de aanbieder is gemiddeld 4 uur per jaar (per gemeente/regio) bezig met een productieverantwoording. Je moet de informatie uit het systeem halen, vervolgens in het Excel Template zetten, controleren, opsturen. Daarna heeft een gemeente ongetwijfeld vragen/opmerkingen die dan weer op cliënt-niveau moeten worden uitgezocht. Kortom: een hoop werk. Voor de gemeente idem dito. Nadat de Excel binnenkomt, moet deze gecontroleerd worden tegen de ingediende declaraties. As er verschillen zijn, moet er worden afgestemd met de aanbieder. Al met al, ben je als gemeente al snel een uur per aanbieder bezig. Voor een middelgrote regio kan dit bij elkaar tientallen werkdagen schelen.
Maar de nieuwe manier van werken levert niet alleen forse tijdswinst op. Gebruikers die al aangesloten zijn op onze module ZorgContract betalen een minimaal bedrag per maand.
Vooruitblik: automatische real-time verantwoording?
Het wenkend perspectief van deze nieuwe manier van werken is dat gemeenten straks alleen nog hoeven te monitoren en niet meer te controleren. Dat scheelt bakken met tijd. Real-time productieverantwoording is dan daarna de volgende logische stap. En zo creëren we een fundamentele verandering van werken in het Sociale Domein. Met grote implicaties voor governance, audit en control.
Nieuwsgierig?
Wil je meer weten naar aanleiding van dit artikel neem dan contact met Hanco van Tol: