Samenwerken aan succesvol contractmanagement: op zoek naar verbinding en vertrouwen

Op donderdag 2 april organiseerde het Ketenbureau i-Sociaal Domein een inspiratiebijeenkomst over contractmanagement binnen de Jeugdwet en de Wmo. De bijeenkomst was bedoeld voor contractmanagers, accountmanagers en inkopers bij gemeenten én zorgaanbieders. Team Zorgportaal was er uiteraard ook bij. Om te leren, te delen en om te weten te komen wat er nu écht leeft in ons domein ... 

Goed contractmanagement begint bij samenwerking. Die gedachte stond centraal tijdens deze middag, waarin gemeenten en zorgaanbieders bewust bij elkaar werden gebracht. In een informele en interactieve opzet wisselden we ervaringen uit, keken we bij elkaar in de keuken en verkenden we samen welke thema's verder geagendeerd moeten worden voor een aanpak die écht vooruitgang boekt. Centraal stond de handreiking contractmanagement die eind vorig jaar werd gelanceerd — ontwikkeld mét en vóór gemeenten en aanbieders binnen de Jeugdwet en Wmo.

Pitch John Weinstock (NEVI): verbinding en rolhelderheid 

John Weinstock trapte af met een belangrijk fundament: beleid en uitvoering moeten met elkaar verbonden zijn. Lopen die twee uiteen, dan beweeg je als organisatie al snel in tegengestelde richtingen. 

Een prikkelende stelling zorgde voor discussie: maatwerkcontracten horen niet thuis bij contractmanagement. De vraag die wij daarbij hebben: beschikt een lokaal team over voldoende kennis om maatwerkcontracten goed te beheren? Een vraag zonder eenduidig antwoord, maar wel een die je scherp houdt. 

De grootste eyeopener voor ons: de contractmanager is geen spreekbuis van individuele afdelingen, maar stuurt juist op de relatie tussen die afdelingen en de aanbieder. Financiën praat met financiën, beleid met beleid — de contractmanager hoeft alleen op de hoogte te zijn van die gesprekken en hun uitkomsten. Een heldere rolverdeling die veel ruimte vrijmaakt.

Pitch Yvonne van 't Goor (RSJ IJsselland): van doelstelling naar prestatie 

Yvonne van 't Goor nam de deelnemers mee in de doorontwikkeling van contractmanagement in regio IJsselland. Haar vertrekpunt: je moet de lijn doortrekken van organisatiedoelstellingen naar contractdoelstellingen, naar concrete contractprestaties. Hoe maak je die prestaties meetbaar, en hoe stuur je er vervolgens op? 

In IJsselland hebben ze per KPI een dashboard ontwikkeld. Zo werd de KPI continuïteit bijvoorbeeld inzichtelijk gemaakt via een wachttijdendashboard — concreet en direct bruikbaar in de sturing. 

Een opvallende keuze in de regio: de realisatie- en verificatiemanager is de manager van de toegang. Eigenlijk zouden het de consulenten moeten zijn, maar dan krijg je een hele versnippering van die rol, zij hebben wel contact met de inwoner. Zij weten dus of de kwaliteit van de levering goed is — en of er überhaupt geleverd is. Die signalen, positief én negatief, moeten structureel geregistreerd worden en naar de contractmanager worden doorgegeven.

Gesprekken aan tafel: partnerschap en de rol van de consulent 

Aan tafel ontstond ook discussie over de maatwerkcontracten: in hoeverre is het verstandig om het beheer daarvan bij de uitvoering te leggen? Een vraag die blijft hangen. 

Over de realisatie- en verificatiemanager merkten deelnemers op dat het controleren van alle leveringen bij inwoners een zware taak is. Team Zorgportaal ziet daar juist een kans: gemeenten zijn toch al verplicht een materialiteitscontrole uit te voeren, waarbij steekproefsgewijs wordt gecontroleerd of levering heeft plaatsgevonden. Als de consulent bij elk contact simpelweg signaleert of er geleverd is, vervalt die aparte controle grotendeels. Een win-win die relatief eenvoudig te realiseren is. 

Tot slot kwam de vraag op tafel of partnerschap en aanbesteding wel samengaan. Als je als aanbieder na vier jaar opnieuw moet aanbesteden, waarom zou je dan investeren in een duurzame relatie? Echte samenwerking vraagt om langere termijnen en meer continuïteit.