Hoe kan één dashboard de feitenstrijd in het Sociaal Domein beëindigen?

Geef ons een dataplatform waarmee we regionaal kunnen sturen, zonder afhankelijk te zijn van de losse aanleveringen van gemeenten. Dat was het verzoek van Regio Sociaal Domein Fryslân bij aanvang van dit project. “Dankzij de combinatie van onze technische BI-vaardigheden en diepe kennis van het Sociaal Domein, maakten wij wél het verschil.” vertelt directeur van Team Zorgportaal Hanco van Tol.

“In de Regio Sociaal Domein Fryslân (SDF) worstelden gemeenten en aanbieders al jaren met hetzelfde probleem: iedereen beschikte over cijfers, maar niemand over dezelfde cijfers.”, gaat Hanco verder. “Wachttijden verschilden per spreadsheet, trajectlengtes waren afhankelijk van de bron en discussies over horizontale of verticale stapeling verzandden structureel in semantiek. In zo’n realiteit kun je veel willen sturen op kwaliteit, maar zonder eenduidige data blijft het Sociaal Domein vooral een veld van meningen.”

Het programma SARK – Samenwerken aan Resultaat en Kwaliteit – moest daar verandering in brengen. Maar dat kon pas echt van start gaan met een speler die het datagedeelte zou gaan fixen. En verrassend genoeg was dat niet de interne BI-afdeling van de regio, maar Team Zorgportaal, een tot dan toe relatief kleine en gespecialiseerde partij.

Een consultant trekt aan de bel

Hanco: “De keuze voor Team Zorgportaal kwam niet voort uit een grote aanbesteding of bestuurlijke vergezichten. Het begon veel kleiner: een consultant die verantwoordelijk was voor het administratieprotocol zag dat SDF iemand nodig had met domeinkennis én technische slagkracht. Hij kende Team Zorgportaal al en wist: zij kunnen dit.”

De oorspronkelijke vraag was glashelder: Geef ons een dataplatform waarmee we regionaal kunnen sturen, zonder afhankelijk te zijn van de losse aanleveringen van gemeenten. Want net als elders in Nederland hadden ze in Friesland ervaren dat het uploaden van datasets door gemeenten naar de regio vooral tijd kost en bijna nooit consistent is.

Baanbrekend

Wat begon als een verzoek om “iets met data” te doen, mondde uit in een dashboard dat het hart werd van SARK. Vooral twee elementen bleken baanbrekend:

1. Verticale stapeling: wat gebeurt er gelijktijdig in de ondersteuning van een cliënt?
2. Horizontale stapeling: welke ondersteuning volgt op welke?

In combinatie met indicatoren over cliënten per profiel, leeftijdscategorieën, trajectlengtes en gemiddeld gedeclareerde bedragen, ontstond zo voor het eerst een integraal beeld van de zorgpaden in de regio. “Maar de grootste impact was dat de feitenstrijd stopte.”, vertelt Hanco trots. “Omdat aanbieders, gemeenten en regio nu naar exact dezelfde data keken – voorzien van vooraf afgestemde definities – verdwenen de eindeloze discussies over ons lijstje zegt iets anders. Het maakte gesprekken tussen contractmanagers en aanbieders inhoudelijker, scherper en minder politiek beladen.”

Projectaanpak: samen bouwen

Wekelijks overleg tussen de informatieanalist van de regio en Team Zorgportaal bepaalde welke definities gehanteerd werden, hoe data moest worden geïnterpreteerd en hoe visualisaties het beste konden landen bij bestuurders en professionals. Hanco: “Het was geen klassieke leverancier-klantverhouding; eerder een innige samenwerking. Wij hadden hierdoor aantoonbaar invloed op wat er werd gemeten en vooral hoe.” De regio bleef formeel eigenaar van de cijfers en de data-analist was eindverantwoordelijk. Definities werden intern vastgesteld, dashboards werden getest en pas daarna in het regionale platform gepubliceerd. Maar het waren de experts van Team Zorgportaal die het fundament legden. Hanco: “Wat we precies inbrachten? Volgens betrokkenen vooral iets wat schaarser bleek dan verwacht: de combinatie van technische BI-vaardigheden (Tableau) en diepe kennis van het Sociaal Domein.”

Data die niet kwam

Zoals altijd bij datatrajecten bleek de werkelijkheid echter weerbarstig. “De grootste spanning in het traject ontstond toen bleek dat niet alle gemeenten hun gegevens via het berichtenverkeer aanleverden.”, weet Hanco. “Sommige werkten met handmatige uploads van declaratieregels, wat zorgde voor verschillen of ontbrekende gegevens. Daardoor ontstonden discussies over de betrouwbaarheid, vertelde men aan mij. Niet omdat de data fout was, maar omdat ze niet zagen dat een deel van de input ontbrak.” De les was duidelijk: monitoring is essentieel. Inmiddels is dat opgelost via automatische controles, maar het had – naar eigen zeggen – eerder gemoeten.

Resultaat: beter gesprek, minder gedoe

Wat heeft SARK in combinatie met het dashboard nu concreet opgeleverd?

• Contractmanagers voeren inhoudelijkere en professionelere gesprekken met aanbieders
• De regio werkt met gevalideerde eenduidige data
• Onderlinge verschillen tussen gemeenten zijn kleiner en verklaarbaar geworden
• Er wordt minder tijd verspild aan discussies over cijfers en meer aan interpretatie en verbetering

Werkwijze en rol Team Zorgportaal

Hanco: “Onze rol in projecten is vooral die van partner en versneller. Wij nemen niet over, maar bouwen op en begeleiden de interne organisatie van de opdrachtgever zodat zij systemen uiteindelijk zelf kunnen beheren. Daarna trekken wij ons terug. En dat maakt onze rol anders dan die van veel adviesbureaus. Team Zorgportaal wil samen met de keten het Sociaal Domein versterken. Maatschappelijke impact staat bij ons altijd voorop.”