Zorg op de pof: Hoe trage toewijzingen de datakwaliteit binnen de hele zorgketen onder druk zet

80% van de toewijzingen wordt met terugwerkende kracht afgegeven. 20% van de declaraties wordt te laat ingediend. 10% van de declaratieregels wordt afgekeurd. 

Dit zijn geen randverschijnselen. Dit is de dagelijkse realiteit in het berichtenverkeer binnen het sociaal domein. Tijdens ons Kenniscafé van 26 maart jl. over datakwaliteit kwamen deze cijfers uitgebreid aan bod. Maar achter de percentages schuilt een probleem dat verder gaat dan data alleen: zorgaanbieders worden gedwongen zorg vóór te financieren. En: gemeenten sturen daardoor op onbetrouwbare data.

Zorg leveren die (nog) niet gedeclareerd kan worden 

Wanneer een toewijzing pas weken of zelfs maanden na de start van de zorgverlening wordt afgegeven, zit de aanbieder in een lastig parket. De zorg is al geleverd, de medewerker is al ingepland, de kosten zijn al gemaakt — maar de declaratie kan simpelweg niet worden ingediend. Niet omdat de aanbieder iets fout heeft gedaan, maar omdat het administratieve proces het nog niet toestaat. Het gevolg: aanbieders moeten de geleverde zorg voorfinancieren. Soms gaat het om enkele weken, maar er zijn voorbeelden bekend van aanbieders die 8 maanden op hun toewijzing wachten. Dat is 8 maanden zorg leveren zonder enige zekerheid over betaling.

Een cashflowprobleem met structurele oorzaken 

Dit is niet slechts een administratief ongemak. Voor kleinere zorgaanbieders kan dit een serieus liquiditeitsprobleem betekenen. De loonkosten lopen door, de overheadkosten lopen door, maar de inkomsten blijven uit. Wie geen buffer heeft, komt al snel in de problemen. 

De ironie is dat dit probleem structureel is en breed bekend — toch verandert er weinig. De standaarden zijn eenduidig, maar het proces niet. Gemeenten geven toewijzingen te laat af, soms omdat systemen niet op elkaar aansluiten, soms omdat interne processen vertragen, soms omdat informatie ontbreekt. 

Datakwaliteit als gevolg én oorzaak 

Maar terugwerkende kracht mutaties hebben ook een directe impact op datakwaliteit. Wanneer toewijzingen en declaraties niet synchroon lopen, ontstaan er verstoringen in de data die gebruikt wordt voor sturing, verantwoording en contractbeheer. Rapportages kloppen niet, prognoses zijn onbetrouwbaar, en contractgesprekken worden gevoerd op basis van informatie die de werkelijkheid niet weerspiegelt. En dit raakt de hele keten: van de data-analist die gaten ziet in de rapportage, tot de contractmanager die boze telefoontjes krijgt van aanbieders over afgewezen declaraties. 

Wie heeft er last van? 

Dat was de vraag die bleef hangen na ons Kenniscafé: wie heeft er eigenlijk last van dat het nu niet goed gaat? Want zolang die vraag niet scherp beantwoord wordt, verandert er weinig. De aanbieder die voorfinanciert, de cliënt die in onzekerheid zit, of de gemeente die stuurt op onbetrouwbare data? Het antwoord zou volgens ons moeten zijn: iedereen. En juist daarom verdient dit onderwerp een plek in het contractgesprek, aan de beleidstafel en bij de doorontwikkeling van de iStandaarden. 

Onbetrouwbare data kan leiden tot Financiële verrassingen en tekorten (omdat de werkelijke zorgvraag niet overeenkomt met wat de cijfers laten zien), verkeerde beleidskeuzes (er worden keuzes gemaakt die niet aansluiten bij de behoeften van inwoners) en afnemend vertrouwen bij ambtenaar en zorgaanbieder. Bovendien is het lastig om misbruik of fraude effectief te signaleren als de onderliggende data over zorgtoewijzingen en cliëntenaantallen niet klopt.